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21世纪初,随着信息技术的迅猛发展,经济全球化的浪潮呼啸而来。越来越多的企业为了适应新经济时代的生存环境,进行大刀阔斧的改革,企业管理模式首当其冲,开始呈现办公分散化的趋势。

一方面,更多企业走上国际化道路,分支机构、合作伙伴遍布全球,不同地区、不同时区的大量业务往来,使异地办公方式大行其道;伴随而来的人员频繁外出、出差,使得人们对移动通讯、移动办公的呼声越来越高。

另一方面,为精简机构、提高工作效率、降低办公成本,越来越多的企业开始选择让员工在家办公。据统计,在美国已有3000万人在家中远程办公,占美国工作人口的16%-19%。随着个人电脑和互联网应用技术的普及,居家办公在其他国家也呈快速增长之势。人们依靠一台计算机接入专网或者互联网办公,与组织沟通,与同事协同办公。 企业管理面临问题新经济条件下的分散化办公方式为我们带来了更多的便利、更高品质的生活;

然而与此同时,分散化办公也给企业管理带来很多新问题:

通讯方式单调,各地通讯网络条件有差异,无法及时处理事务
审批程序不能照常进行,需要签字盖章的各种申请、报告、合同用邮递方式传递低下;
更多的管理者为了参加各地举行的工作会议不停的奔波,费时费力
传统的局域网环境下运行的办公系统无法满足分散办公,管理流程运转不畅
大量企业机密信息只能通过外部E-mail传递,安全性令人担心
企业各分支机构资料库各自为政,无法及时交换数据,造成重复录入、资源浪费

 

企业办公方案概述

“网联科技办公系统”是网联科技有限公司适应全球信息化发展潮流,面向企业与政府机构的远程办公的需求而推出的综合性解决方案。适合“在家办公”、“异地办公”、“移动办公”等多种远程办公模式,该系统与传统的局域网内集中办公模式相结合,提供以电子邮件、即时通讯为核心的商用网络综合通讯平台服务,面向项目与团队管理的交流协作,以及以知识管理为基础的办公事务关系管理功能,并实现公文流转、在线审批等远程工作流管理功能,具有简单、方便、安全、实用的特点。

 

技术特点:

从应用的角度来说“网联科技企业OA办公系统”软件开发将满足以下几点:

1、 先进性 整个系统开发应采用国际上先进并且成熟的计算机技术、网络技术以及安全加密等技术,采用了微软的.NET架构,SqlServer2000作为后台数据库系统,从而实现系统的先进、灵活、高效;
2、 实用性 系统的研发,是在大量的考察和归纳企业管理和经营模式的基础上,总结开发出来的,因此该系统拥有很好的通用性,适合大部分企业的应用和推广;
3、 安全性 系统通过统一的控制台进行监控和管理,服务器采用多重防火墙技术和多重备份机制,确保系统的安全使用;
4、 扩展性 系统采用模块式开发,利用各种技术手段进行挂接与集成,保证系统的扩展性;
5、 透明性 机构不断改革,管理流程不断优化,系统如何适应经常性的需求变化? 网联科技OA,通过表单、工作流的灵活定制,使系统能根据其自身的实际情况,制定适合本企业管理的工作流程,从而使用户可以随心所欲的定制各种流程和管理模式, 同时系统也就可以很容易的稍作修改就应用到不同的行业中去,因此,该系统拥有很高的透明性;
6、 标准化 系统的设计、开发、测试、维护都是严格按照ISO的相关规范,已形成各种详尽的文档,且通过监督、审核等手段保证系统文档的正确性与实用性。

 

功能描述:

日常办公

包含工作流转、任务管理、公告管理、工作报告、工作计划,实现完整办公套件,具体如下:

1、 工作流转:处理流程申请及流程管理控制功能,共分10个子模块,具体如下:

1.1、 流转申请:提交公文流转申请;

1.2、 待办工作:接收新发过来的待处理公文流程;

1.3、 在办工作:当前用户正在办理的工作;

1.4、 已办工作:已结束办理的工作流程;

1.5、 拟办工作:制定公文草稿,已备需要时启用;

1.6、 催办工作:当有积压流程未处理时,可作催办处理,并能浏览他人正在催办的流程;

1.7、 流转监控:查看监控流程办理情况;

1.8、 管理监控:管理者可以监控、查看下属的公文流转情况;

1.9、 委托办理:因特殊原因不能正常工作可以将权限移交给别人办理;

1.10、 归档查询:流程结束后自动归档到分类文档库,提供浏览查询功能。

 

2、 任务管理:实现员工之间的任务分派和交流,具体有以下8个功能模块:

2.1、 我参与的任务:显示浏览员工本人参与的任务列表,提供完善的搜索查找功能,提供任务接收、

任务办理功能;

2.2、 我创建的任务:显示由员工本人创建发起的任务;

2.3、 我验收的任务:显示任务性质为员工本人验收方式的任务列表,方便统计和管理;

2.4、 催办任务:对于比较紧急的任务,可以催促相关人员尽快办理;

2.5、 超期任务:查询已过期任务;

2.6、 拟办任务:制定任务计划,在需要时提交给任务执行任;

2.7、 新建任务:创建任务,设置任务办理人和有效期;

2.8、 任务监控:监控任务的办理执行情况。

 

3、 公告管理:

3.1、 发布公告:发布公告信息,用户可以选择公告发布对象、生效时间、有效期、及带附件信息等;

3.2、 公告管理:查看管理过往公告信息,提供通告评论功能。

 

4、 工作报告

4.1、 写报告:报告分日报告、周报告、月报告,可以选择多个接收者,并提供附件上载功能;

4.2、 发送的报告:提供已发出报告的管理和条件查询功能;

4.3 、 接收的报告:提供工作报告的接收、查看及对接收报告的管理功能;

4.4、 草稿箱:保存未发出的工作报告。

 

5、 工作计划

5.1、 当前计划:制定当前计划,分为“本周计划”、“本月计划”、“本季计划”、“本年计划”;

5.2、 我的计划:按分类性质分别对“个人计划”、“部门计划”、“公司计划”进行分类管理和查询;

5.3、 共享计划:显示和查看“个人计划”、“部门计划”、“公司计划”。

信息交流——提供员工信息交流及讨论的平台

1、 即时消息:在线员工及时交流及消息管理查询功能;

2、 论坛: 提供员工交流社区,论坛管理员可以设置论坛板块交流区及设置板主,板主可以管理删除论坛

发贴员工可以在论坛发布和回复贴子;

3、 公告栏: 显示和查询过往公告信息。

个人助理——提供文件夹、邮件、文档库的管理功能

1、 文件夹管理:提供个人文件夹、部门文件夹和公共文件夹的管理功能,用户可建、增加、修改和删除

文件夹,提供个人和部门文件共享功能;

2、 外部邮件:

通过SMTP或POP3设置,用户可以连接到外部邮件服务器,通过OA系统收发和管理自己的私人邮件;

3、 内部邮件: OA系统内部使用的邮件系统,仅限于OA系统内部人员管理使用;

4、 文档库:

创建库文档,提供文档版本管理和修订功能,并可将文档授权给特定用户、特定部门和特定人查看使用;

5、 部门反馈: 可以对个人、部门填写反馈信息,增强部门间的互动和交流;

制面板

系统维护,包含对人事资料的录入、权限分配、表单流程的定义和管理,公告及文档库管理的系统权限分配

1、 员工管理:包含员工类型及员工个人资料管理、角色管理、部门管理,可以动态添加修改员工分类和个

人资料、动态添加部门、角色及动态分配对应权限;

2、 表单管理:包含表单类型定义、表单模板管理和表单管理,用户可以根据公司实际需要,动态添加适合

公司的表单,可以灵活定义表单元素、表单界面及表单版本控制功能;

3、 流程管理:包含工作流类型定义、流程定义、流程环节定义、流程步骤、环节办理人权限及流程使用人

权限分配;

4、 公告管理:包含公告类型定义及办理人系统权限分配; 文档库管理:包含对文档库的分类管理及使用

者授权。

 

产品的技术背景:

基于微软最新.net framework框架
采用微软最新C#语言
后台数据库采用SQL Server 2000

 

系统的功能模块围绕沟通、事务协作和控制为目的而设计:

Communication 沟通:通过邮件、公告、BBS论坛、自动提醒等功能构建迅捷、高效的信息沟通平台,使信息能在第一时间传达到需要知道的员工处,大大降低了企业的沟通成本,为企业的快速反应奠定了基础。

Collaboration 协作:通过任务协同、项目协同、事务流转等功能创建协同工作平台,不产生企业生产力的无效等待在日常事务中占了非常大的比例,通过office的协同工作平台和提醒机制能够有效地缩短等待时间,提高工作效率。

Control 控制:通过严格的权限和信息呈现机制,可以让决策层和管理层及时掌握其管辖范围内员工的工作状况和进展,突破下属人员过多造成的管理瓶颈,使扁平式管理模式成为可能;并且可以根据企业的运作状况,灵活建立为实现某一阶段性目标的快速反应机制——项目。

 

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